Sincronizar Idealista y Fotocasa con tu CRM sin copiar y pegar
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Un lead entra por Idealista, otro por Fotocasa, otro por el formulario de tu web. Si los pasas al CRM a mano, tarde o temprano se te escapa un seguimiento. Esta guía explica cómo automatizar ese trasvase para que cada contacto llegue al CRM con su ficha completa, sin duplicados y con una tarea para llamar, y qué hacer cuando el correo del portal cambia de formato.
Cómo llegan realmente los leads de los portales
Por lo general, los portales avisan de cada solicitud con un correo a la dirección de la agencia. Algunos ofrecen integraciones directas con CRM homologados, pero esas conexiones no suelen estar abiertas a cualquier usuario. Para una agencia pequeña, el camino práctico es leer el correo automáticamente. Comprueba en tu portal qué opciones de integración tienes contratadas antes de montar nada.
Elige el CRM
Si ya usas un CRM inmobiliario español, mira primero si trae su propia integración con los portales: es lo más sencillo. Si no tienes CRM, para inmobiliarias pequeñas y medianas son cómodos de automatizar Pipedrive (muy visual, orientado a pipeline) y HubSpot (más completo, con plan gratuito de CRM). Ambos se conectan con Make (enlace de afiliado) mediante módulos propios. Si dudas entre uno y otro, lee cómo elegir CRM sin liarte.
El flujo, paso a paso
- Captura del lead. Usa el disparador de correo de Make sobre la bandeja donde llegan los avisos de los portales. Filtra por remitente para no leer correos que no sean leads.
- Extrae los datos. Nombre, teléfono, correo, inmueble de interés (referencia o enlace) y mensaje. Si el correo tiene un formato fijo, puedes extraer con reglas de texto; si cambia mucho, un modelo de IA que devuelva los campos en formato estructurado es más robusto.
- Limpia los datos. Quita espacios y guiones del teléfono, añade el prefijo +34 si falta, pasa el correo a minúsculas. Sin esto, la búsqueda de duplicados falla.
- Busca el contacto. Primero por correo y, si no hay, por teléfono.
- Crea o actualiza. Un router: si hay resultado, actualiza (añade una nota con la nueva consulta); si no, crea el contacto.
- Crea la oportunidad en la etapa «Nuevo lead», con el inmueble asociado y el portal como origen.
- Crea la tarea. «Llamar a este lead antes de X horas». Es lo que evita que nadie se olvide.
Qué campos mapear
| Dato del correo | Campo del CRM | Nota |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre del contacto | Quita saludos y firmas |
| Teléfono | Teléfono (formato +34…) | Normaliza antes de buscar |
| Correo | Minúsculas; clave principal de búsqueda | |
| Referencia o enlace del inmueble | Oportunidad / inmueble | Permite medir qué anuncio rinde |
| Portal de origen | Origen del lead | Idealista, Fotocasa, web… |
| Mensaje | Nota | Texto íntegro, sin editar |
La clave: evitar duplicados
Antes de crear, busca por correo y por teléfono. La mayoría de CRM tienen un módulo de búsqueda en Make; encadénalo con un router: si hay resultado, actualiza; si no, crea. Un mismo cliente que escribe por dos portales debe quedar en una sola ficha con las dos consultas.
Cuando algo falla (y fallará)
- El portal cambia el formato del correo. Si los campos salen vacíos, el flujo debe avisarte en lugar de crear fichas en blanco.
- El teléfono no es válido. Crea el contacto igualmente, pero marca «sin teléfono» y avisa.
- El CRM está caído. Guarda el lead en una hoja de cálculo de respaldo para recuperarlo después.
- Revisa el historial de ejecuciones de Make una vez por semana.
Privacidad
Los leads contienen datos personales. Guarda solo lo necesario, informa a los clientes de cómo los tratas y comprueba la ubicación y el contrato de encargado de tratamiento con cada plataforma que los toque. No es asesoramiento jurídico: consúltalo con un profesional.
Cómo probarlo antes de ponerlo en marcha
- Envíate a ti mismo un correo con el formato del portal, con datos de prueba.
- Ejecuta el escenario una vez y comprueba que la ficha se crea bien.
- Repite el mismo correo: debe actualizar, no duplicar.
- Prueba con un correo con el teléfono mal escrito.
- Activa el escenario y revisa los primeros leads reales a mano.
Primer paso recomendado: monta tu primer escenario con mi blueprint gratis de descripciones y coge soltura con Make antes de tocar el CRM.
Cuando tengas los leads en el CRM, el siguiente paso es contestarles en menos de un minuto: chatbot de WhatsApp inmobiliario y responder por WhatsApp 24/7.
Preguntas frecuentes
¿Idealista y Fotocasa tienen API para conectarme directamente?
Algunos portales ofrecen integraciones con CRM homologados, pero no suelen estar abiertas a cualquier usuario. Para una agencia pequeña, lo habitual es leer el correo de aviso. Consulta con tu portal qué opciones tienes.
¿Cómo evito que se dupliquen los contactos?
Normaliza el correo y el teléfono y busca antes de crear. Si existe, actualiza y añade una nota; si no, crea.
¿Qué CRM me conviene?
Si ya tienes uno inmobiliario español, usa su integración con los portales. Si no, Pipedrive y HubSpot son fáciles de conectar con Make. Valora precio, idioma y si necesitas gestión de inmuebles.
¿Qué pasa si el portal cambia el correo de aviso?
El flujo debería detectar campos vacíos y avisarte. Revisa el historial de ejecuciones cada semana y ajusta la extracción.
¿Es seguro guardar los leads en el CRM?
Si cumples el RGPD: informas a los clientes, guardas solo lo necesario, tienes contrato con cada proveedor y limitas el acceso. Consúltalo con un profesional.