Responder leads por WhatsApp 24/7 con un bot (sin perder ninguno)

Por Miguel Ángel G. B. · Guía práctica

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El primero que responde a un lead suele llevárselo. Y los contactos llegan a cualquier hora: sábado por la noche, festivo, mientras estás en una visita. Un bot que conteste al instante por WhatsApp, recoja los datos básicos y clasifique la urgencia evita que se enfríen las oportunidades. Esta guía explica cómo montarlo con Make, la API de WhatsApp Business y un modelo de IA, y qué problemas reales conviene prever.

Qué caso resuelve esta guía

Aquí el cliente te escribe primero por WhatsApp: desde un enlace en tu anuncio, tu web o tus redes. En ese caso se abre una ventana de 24 horas en la que puedes contestar con mensajes libres. Si tu lead llega por un portal y tienes que escribirle tú primero, el caso es otro y necesita plantillas aprobadas: lo explicamos en cómo configurar un chatbot de WhatsApp inmobiliario.

Piezas

• API de WhatsApp Business (Cloud API de Meta): el canal oficial. Requiere un número dedicado y verificar tu empresa. Las tarifas dependen del tipo de mensaje y de tu país y han cambiado en el pasado, así que consulta la tabla oficial de Meta vigente.
• Make (enlace de afiliado): orquesta el flujo y tiene módulos para WhatsApp Business Cloud.
• Un modelo de IA (en nuestras pruebas, Gemini): lee el mensaje y lo clasifica.
• Un CRM u hoja de cálculo donde registrar cada conversación.

Paso 1 — Conecta WhatsApp Business Cloud con Make

Necesitas un número que no esté ya registrado en la app normal de WhatsApp y una cuenta de Meta Business verificada. El módulo de WhatsApp Business Cloud en Make te guía por el alta con el asistente oficial de Meta. Es el camino recomendado: evita las soluciones no oficiales, que acaban con el número bloqueado. Asegúrate también de que el método de pago de tu cuenta de Meta está verificado: en una de nuestras pruebas, con la tarjeta sin verificar, dejaron de entregarse los mensajes.

Paso 2 — El disparador: mensaje entrante

Configura el escenario para que se active cuando llegue un mensaje nuevo. Make recibe el texto, el nombre de perfil y el número. Guarda también la hora: la usarás para saber si estás dentro o fuera de tu horario.

Paso 3 — Clasifica con IA, pero con red de seguridad

Pasa el mensaje al modelo con una instrucción que devuelva siempre el mismo formato. Un ejemplo:

Eres el asistente de una inmobiliaria. Clasifica este mensaje de un posible cliente y responde SOLO en JSON válido:
{ "temperatura": "frio|templado|caliente", "intencion": "comprar|alquilar|vender|otro", "zona": "", "presupuesto": "", "respuesta": "" }
Reglas: no inventes datos que el cliente no haya dado; no prometas precios ni disponibilidad; si no estás seguro, pon "templado" y pide un dato concreto.
Mensaje: {{texto_entrante}}

Después de la IA, valida el resultado en Make: comprueba que el JSON se puede leer y que «temperatura» es una de las tres opciones. Si algo falla, el flujo no debe quedarse mudo: manda al cliente una respuesta genérica («Gracias, te contestamos enseguida») y avisa a una persona.

Paso 4 — Responde y enruta

Con un router de Make, divide el camino según la temperatura:

• Caliente (quiere ver el inmueble ya, da teléfono o fecha): responde, crea el contacto en el CRM y te avisa al momento con el contexto.
• Templado: responde con la pregunta que falta (zona, plazo) y lo deja en seguimiento.
• Frío: responde con información útil y lo guarda; sin avisarte.

Si el mensaje llega fuera de tu horario, añade un mensaje que lo diga con claridad («Te responderemos mañana a primera hora») para no dar falsas expectativas.

Lo que hemos comprobado en las pruebas

• La IA gratuita puede fallar. Con la API gratuita de Gemini obtuvimos errores de alta demanda en 6 de 7 intentos seguidos antes de que uno saliera bien. Prevé reintentos con espera y un camino alternativo.
• El orden importa. Primero se guarda el lead y después se llama a la IA; así no pierdes el contacto si la IA falla.
• Las plantillas aprobadas son las que entran. Una plantilla neutra tipo «hemos recibido tu solicitud» pasó la revisión de Meta; la de tono comercial dio problemas.

Errores típicos

• Dejar que el bot prometa precios, descuentos o disponibilidad.
• No guardar la conversación y volver a preguntar lo mismo.
• Respuestas muy largas: en WhatsApp, tres líneas como máximo.
• No prever qué pasa si la IA falla o tarda.
• No informar de que el cliente habla con un asistente automático.

Privacidad

El cliente debe saber que le atiende un asistente automático y cómo tratas sus datos. Guarda el origen del contacto, ofrece una forma sencilla de pedir la baja y firma el contrato de encargado de tratamiento con las plataformas que manejen datos de clientes, incluido el proveedor de IA. No es asesoramiento jurídico: consúltalo con un profesional.

Qué medir

• Tiempo hasta la primera respuesta.
• Porcentaje de conversaciones que llegan a «caliente».
• Visitas agendadas a partir del bot.
• Errores del flujo por semana (revisa el historial de ejecuciones en Make).

Consejo final

No intentes que el bot cierre la venta. Su trabajo es responder rápido, filtrar y avisarte. El trato humano lo pones tú cuando el lead ya está caliente. Para conectar los leads con tu CRM, mira cómo sincronizar Idealista y Fotocasa con el CRM.

Herramienta: estima el efecto de responder antes con tus propios números en la calculadora de leads perdidos.